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Tecnologías para lograr mayor eficiencia en las empresas

 

Las empresas de avanzada no solo ven la tecnología como la estrategia para volverse más eficientes, también la utilizan para crear diferentes maneras de hacer negocios.

Por ejemplo, uno de los puntos clave está en la forma como se definen las estrategias de marketing digital, las cuales deben ir más allá de tener un sitio web, el cual obviamente debe ser visiblemente atractivo, fácil de usar, orientado a dispositivos móviles y optimizado para motores de búsqueda, pero se queda corto si no se combina con marketing en redes sociales, correo electrónico, pauta en portales especializados, directorios, entre otros.

Parte de estas conexiones pueden ser automáticas como el envío de correos electrónicos según la página que haya visitado el usuario o donde haya hecho clic, estas acciones de mercadeo digital apoyadas altamente en analítica de datos con un seguimiento casi que en tiempo real de distintos indicadores como visitantes, apertura, clics, leads, etc, que permiten medir resultados y llevar a la empresa a acelerar el crecimiento, llegando a un público más amplio, estableciendo con la ayuda de la tecnología relaciones duraderas con clientes para promover la lealtad a la marca.

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De una manera análoga, en otros ámbitos de la empresa, la tecnología puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia operativa, lo que se traduce a brindar un buen servicio, mejorar la comunicación y optimizar los procesos para lograr minimizar los costos y maximizar los ingresos. Algunos ejemplos claros de esto son:

Aplicaciones en la nube: permiten tener un costo inicial más bajo y reducen la carga de la administración interna, logrando, mediante la definición de una adecuada arquitectura, el aprovechamiento de todos los componentes de la nube para el desarrollo de soluciones en menor tiempo, garantizando atributos como disponibilidad, capacidad, escalabilidad, confiabilidad y seguridad. Lo que no se debe hacer es tratar de pasar aplicaciones actuales que ya se están usando (legadas o legacy) a la nube sin un rediseño, pues los costos y problemas podrían incrementarse, logrando el efecto inverso a lo deseado.

Aplicaciones Móviles: Estas aplicaciones se pueden usar en variedad de dispositivos y en todas las ubicaciones donde hay una conexión a Internet disponible (incluso algunas pueden diseñarse para funcionar offline), permitiendo a los usuarios realizar diferentes tipos de tareas desde cualquier lugar, logrando así tener oficinas virtuales operativas sobre la marcha, sin necesidad de llegar hasta las oficinas físicas para realizar el trabajo. Entre los muchos beneficios está el ahorro en desplazamiento, costo de oficinas, servicios públicos y aprovechamiento efectivo del tiempo de los colaboradores.

Automatización de procesos RPA (Robotic Process Automation): Son aplicaciones que permiten automatizar todos los pasos de procesos, ya sea para ejecutar tareas focalizadas o generar integraciones entre plataformas. Para automatizar procesos hay una regla fundamental a considerar: “La automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia y la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia”, por lo tanto, es muy importante garantizar la eficiencia del proceso definido antes de proceder con la automatización.

Tipos de procesos que se pueden automatizar:

1. Procesos con entradas estándar y basadas en reglas

El software de RPA se configura para crear agentes virtuales o “bots” que ejecutan la transacción o la tarea deseada en segundos, de acuerdo con instrucciones claramente definidas por los usuarios. Las transacciones pueden variar en complejidad, desde generar una única política de devolución hasta miles de bots interactuando con diferentes aplicaciones en la compañía.

2. Procesos repetitivos

Los bots pueden imitar cómo operan los empleados registrando eventos de usuarios, observando variables y extrayendo datos. Los procesos repetitivos se pueden codificar, secuenciar y escalar sin errores. Mediante el aprendizaje automático, las herramientas de RPA pueden reconocer entradas similares, pronosticar flujos de trabajo y mejorar la ejecución de tareas.

3. Procesos de gran volumen

Los bots pueden ejecutar decisiones de gran volumen hasta 15 veces más rápido que los humanos. Los sistemas RPA basados ​​en la web actúan como un asistente automatizado, procesando de forma silenciosa y autónoma gran cantidad de trabajo que no requiere intervención humana.

4. Procesos con excepciones controladas y limitadas

En RPA las tareas se pueden configurar en una ruta condicional, utilizando árboles de decisión para lograr un objetivo. Las aplicaciones a las que se aplica RPA deben ser relativamente estables para evitar modificaciones excesivas y costosas.

5. Procesos que pueden coordinarse e integrarse en todo el sistema

Las secuencias de negocios deben rastrearse hasta las respuestas esperadas y los sistemas digitales integrados. Las herramientas de RPA actúan como una herramienta de orquestación entre múltiples sistemas y API de terceros. La integración de RPA es ventajosa en escenarios donde los códigos fuente de API no están disponibles.

Equipo trabajando

Existe una variedad de beneficios para las empresas que eligen usar RPA:

  • Mejoras significativas en los procesos, al ser más rápidos.
  • Hacer más con los mismos empleados, dado que el robot hará gran parte de las tareas.
  • Mejora de la productividad al minimizar el riesgo de error.
  • Mejora la calidad, dado que aumenta la coherencia con los procesos.
  • Servicio al cliente, como suma de todos los aspectos anteriores.

Sobre el autor:

COO (Chief Operating Officer) de Q-Vision Technologies S.A.S.

John Freddy Gonzalez

CTO/COO de Q-Vision Technologies

Ingeniero de sistemas, ingeniero ambiental y sanitario, especialista en gerencia, con más de 25 años de experiencia en dirección de áreas de tecnología, conocimientos en administración de plataformas, arquitectura y desarrollo de software, aseguramiento de calidad, seguridad, gobierno de TI, prácticas de eficiencia como DevSecOps e innovación. Ha liderado proyectos y procesos de transformación en grandes compañías, hoy es Gerente de Operaciones y socio de Quality Vision Tecnologies.

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